Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is en waarvoor deze verklaring geldt

Palmkin is de exploitant en verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in deze verklaring. Ons adres is Ben Essingstraat 15, 1695 CV Blokker, Noord-Holland, Nederland. Voor contact, ondersteuning en privacyverzoeken kun je mailen naar support@palmkin.ai.

Deze verklaring gaat over bezoekers, feedbackindieners, geverifieerde stemmers, moderatoren en mensen die contact opnemen. Dat betekent niet dat lokaal opgeslagen gegevens uit de Palmkin-app naar deze website worden geüpload. De website verwerkt geen betalingen en verzamelt geen betaalkaartgegevens.

De website bezoeken

Bij het openen van een pagina ontvangt onze server gewone verbindingsgegevens, waaronder je IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie. We gebruiken die om pagina’s te leveren, storingen te onderzoeken en de dienst te beveiligen. Serverlogs blijven maximaal 14 dagen bewaard.

Er zijn geen websiteanalyses, advertentietrackers, trackingcookies, externe lettertypen of ingesloten inhoud van derden. De afgebeelde AI-voorbeelden voeren geen AI uit en gebruiken je microfoon of camera niet. Via een externe link bezoek je een andere dienst met eigen privacyregels.

Na e-mailverificatie houdt een noodzakelijke cookie je stem- of moderatiesessie maximaal 30 dagen ingelogd. Paginacode kan die niet uitlezen en uitloggen trekt de sessie in. Blokkeren of verwijderen verhindert de bijbehorende ingelogde functies, niet het gewone lezen. Een vaste aanwijzing in de sessieopslag van de browser helpt beheerders bij het navigeren; dit is geen persoonlijke volgcode en blijft alleen tijdens die browsersessie bestaan.

Vergelijkbare feedback zoeken

Terwijl je een feedbacktitel typt, kan die titel al vóór het insturen naar onze feedbackdienst gaan om vergelijkbare goedgekeurde openbare items te zoeken. De titel wordt tijdelijk voor die zoekactie verwerkt, niet gepubliceerd of als feedbackinzending opgeslagen.

De titel gaat mee in de inhoud van de aanvraag, niet in het webadres. Gewone verbindings- en beveiligingsgegevens kunnen wel in serverlogs staan, met de grens van 14 dagen. Zet geen privégegevens of gevoelige informatie in de titel.

Feedback insturen en wat openbaar wordt

Insturen kan zonder account of geverifieerd e-mailadres. We bewaren je gekozen onderwerp (algemeen, website of Android-app), feedbacksoort, titel, omschrijving, taal en inzendtijdstip. Bij een probleem kun je stappen toevoegen om het te herhalen. Toestelmodel, Android-versie en appversie zijn alleen optionele velden bij Android-app-problemen; jij vult ze in, ze worden niet automatisch van je toestel gelezen.

Een optioneel contactadres blijft privé en maakt een reactie op je inzending mogelijk. Schermafbeeldingen, foutrapporten, gesprekken en een toestelprofiel worden niet automatisch verzameld. Stuur geen wachtwoorden, medische informatie, vertrouwelijke documenten of persoonsgegevens van anderen mee.

Moderatoren beoordelen inzendingen en kunnen ze aanpassen, vertalen, afwijzen, samenvoegen of verbergen. Alleen apart goedgekeurde onderwerpen, Engelse en Nederlandse titels en samenvattingen, statussen, teamupdates, updategegevens en totale aantallen stemmen zijn openbaar. Ruwe inzendingen, contactadressen, geverifieerde e-mailidentiteiten en individuele stemmen zijn niet openbaar. Links naar samengevoegde items leiden naar het overgebleven item.

Openbare tekst kan door anderen worden gelezen en gekopieerd, ook door zoekmachines. Vraag ons om per ongeluk gepubliceerde persoonsgegevens te verwijderen; verwijderen van onze website garandeert niet dat elders gemaakte kopieën verdwijnen.

Je e-mailadres bevestigen en stemmen

Stemmen vraagt een bevestigd e-mailadres. We bewaren het adres in een vaste schrijfwijze, een interne identiteit, de bijbehorende rol en stemmen. Elke geverifieerde e-mailidentiteit kan één stem per item hebben; dat garandeert niet één stem per persoon. Je kunt een stem intrekken en samenvoegen telt dezelfde identiteit niet dubbel.

Een verificatielink werkt één keer en verloopt na 15 minuten. De database bewaart beschermde controlewaarden van verificatie- en sessiecodes, niet de bruikbare codes zelf. Om spam en misbruik tegen te gaan gebruiken aanvraaglimieten tijdelijke beschermde herkenningswaarden op basis van verbindingsadressen en e-mailgroepen, in plaats van ruwe IP-adressen in de feedbackdatabase. Dat betekent niet dat onze server of mailprovider geen logs heeft.

Je hoeft geen e-mailadres te bevestigen om openbare feedback te lezen of feedback in te sturen. Zonder optioneel contactadres kunnen we dat adres niet gebruiken voor een reactie. Verificatie- en contactadressen vormen geen advertentielijst; een link aanvragen of feedback insturen geeft geen marketingtoestemming.

Waarom we gegevens verwerken en op welke grond

Onze gerechtvaardigde belangen onder de AVG zijn een bruikbaar, gemodereerd feedbackbord aanbieden, mensen beantwoorden en de dienst veilig houden. We beperken de gegevens en het gebruik en wegen die belangen af tegen jouw rechten; je kunt bezwaar maken zoals hieronder uitgelegd. Een wettelijke verplichting gebruiken we alleen als een concrete plicht geldt, zoals apart aangegeven in de tabel.

Hosting, toegang en andere ontvangers

De website en feedbackdatabase staan op de eigen CyberPanel-server van de eigenaar in Nederland. CyberPanel is de software voor het beheer van die server; dit betekent niet dat elke betrokken dienst gegevens in Nederland bewaart.

Alleen mensen die dit nodig hebben voor beheer, moderatie, beveiliging of ondersteuning krijgen toegang tot privéinzendingen, identiteiten en correspondentie. Goedgekeurde feedback wordt openbaar gedeeld zoals hierboven beschreven. We verkopen geen contactgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Onze dienst voor verificatiemail verwerkt de informatie die nodig is om die berichten te bezorgen, zoals uitgelegd in de volgende paragraaf. Ook je eigen mailprovider verwerkt berichten die je verstuurt of ontvangt. Andere persoonsgegevens delen we alleen waar dat nodig is voor een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, met passende begrenzing en waarborgen.

Postmark-mail en doorgifte naar de Verenigde Staten

Verificatiemails worden verstuurd via Postmark, aangeboden door AC PM LLC, onderdeel van ActiveCampaign. Deze dienst ontvangt het ontvangeradres, verificatiebericht en de link, en informatie over de bezorging. We sturen je feedbackomschrijving of lokale appgesprekken niet mee in dat bericht. Het volgen van openen en klikken staat uit; bezorggegevens, onbestelbare berichten en spamklachten kunnen wel worden verwerkt.

Postmark vermeldt dat zijn servers en gegevens in de Verenigde Staten staan, met Deft en Amazon Web Services als infrastructuurdiensten. Berichtinhoud en bijbehorende gegevens blijven standaard 45 dagen bewaard. Gegevens over onbestelbare mail, spamklachten en adressen die geen mail meer mogen krijgen, kunnen langer of voor onbepaalde tijd op blokkeerlijsten blijven om ongewenste of mislukte bezorging te voorkomen. Deze termijnen staan los van Palmkins eigen bewaartermijnen.

Postmark is voor deze ontvanger- en berichtgegevens verwerker op basis van zijn verwerkersovereenkomst (DPA), niet het algemene marketingprivacybeleid voor bezoekers van zijn eigen website. De voorwaarden bevatten de DPA en Europese standaardcontractbepalingen voor relevante internationale doorgiften. Deze bieden contractuele waarborgen en afdwingbare rechten, maar maken verwerking in de VS niet gelijk aan opslag in Nederland en sluiten risico’s op toegang door buitenlandse overheden niet volledig uit.

Hieronder staan Postmarks informatie over Europese gegevensbescherming en de DPA. Mail support@palmkin.ai voor informatie over de toepasselijke doorgiftewaarborgen of een kopie, met bescherming van andermans gegevens en vertrouwelijke informatie.

Bewaartermijnen en hoe verwijderen werkt

We bewaren gegevens alleen voor het genoemde doel. Deze termijnen gelden voor onze website en feedbackdienst; de aparte Postmark-termijnen staan hierboven.

Het verwijderen van een privéinzending verwijdert niet automatisch het apart goedgekeurde openbare item. Je kunt een stem intrekken of ons vragen je identiteit of persoonsgegevens te verwijderen; we beoordelen dat verzoek volgens de AVG.

Verwijderen haalt gegevens uit actief gebruik. Een oudere herstelback-up kan nog een kopie bevatten totdat die back-up binnen 30 dagen vervalt. Back-ups zijn voor herstel, niet voor gewoon gebruik. Na herstel voeren we verwijderingen opnieuw door voordat de herstelde gegevens weer in gebruik komen.

Vraagt een concrete wettelijke plicht of rechtsvordering om beperkt bewaren, dan gebruiken we dat deel alleen daarvoor en verwijderen we het zodra die noodzaak eindigt. Dit is geen reden om alle feedback of correspondentie onbeperkt te bewaren.

Beveiliging en menselijke beoordeling

We gebruiken beveiligde verbindingen, beperkte toegang, beschermde controlewaarden voor verificatie en sessies, aanvraaglimieten en moderatie om onbevoegde toegang en misbruik te beperken. Geen website of mailsysteem is volledig veilig. Verstuur geen geheimen of gevoelige persoonsgegevens via feedback of gewone e-mail.

Een moderator beoordeelt publicatiebeslissingen. Vergelijkbare titels zoeken en aanvraaglimieten ondersteunen de dienst; we gebruiken deze gegevens niet voor profilering of uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

Jouw rechten, verzoeken en klachten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van het gebruik van je persoonsgegevens. Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken; we moeten stoppen tenzij we zwaarder wegende dwingende gronden kunnen aantonen of gegevens nodig hebben voor een rechtsvordering. Als aan de AVG-voorwaarden is voldaan, kun je gegevensoverdraagbaarheid vragen. Berust verwerking op toestemming, dan kun je die intrekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking onrechtmatig wordt; feedback insturen of e-mail bevestigen geeft geen marketingtoestemming.

Mail je verzoek naar support@palmkin.ai met voldoende informatie om de betreffende inzending of identiteit te vinden. We kunnen alleen evenredige informatie vragen om vast te stellen dat de gegevens van jou zijn. Stuur geen identiteitsbewijs tenzij we uitleggen waarom dat nodig is en hoe het veilig kan. Verzoeken zijn normaal gesproken gratis.

We reageren zonder onnodige vertraging en binnen één maand na ontvangst. Vragen de ingewikkeldheid of het aantal verzoeken volgens de AVG om maximaal twee extra maanden, dan leggen we dat binnen de eerste maand uit. Geldt een recht niet of kunnen we een verzoek niet uitvoeren, dan leggen we de reden en de mogelijkheden om daartegen op te komen uit.

Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij de bevoegde toezichthouder waar je in de EER woont of werkt. Je hoeft niet eerst contact met ons op te nemen.

Lokale appgegevens staan hier los van

Lokale appgesprekken, herinneringen en bestanden horen niet bij de feedbackdatabase van de website en worden niet automatisch door het feedbackformulier verzameld. Kopieer je zelf appinformatie naar feedback of een e-mail, dan valt die kopie onder deze verklaring. Haal eerst persoonlijke of vertrouwelijke details weg.

Gegevens op je toestel beheren, delen met een andere app of een externe download- of internetdienst benaderen zijn aparte handelingen. Deze websiteverklaring belooft niet dat een beschreven appfunctie publiek beschikbaar is, of dat elke externe dienst gegevens in Nederland verwerkt.

Wijzigingen in deze verklaring

We werken deze verklaring bij wanneer de gegevensverwerking van de website verandert en tonen de laatste wijzigingsdatum. Belangrijke wijzigingen leggen we op de website uit en we geven vóór nieuw gebruik aanvullende informatie of keuzemogelijkheden als de wet dat vereist. Een bijgewerkte verklaring publiceren geeft ons op zichzelf geen toestemming voor advertenties of ander, niet-verwant gebruik.